因金融業(yè)務(wù)對精準性、及時(shí)性、安全性的超嚴格要求，金融行業(yè)相對于許多其它行業(yè)信息化、電子化、互聯(lián)網(wǎng)化的實(shí)用進(jìn)程更快，應用程度更深，因此，金融招采業(yè)務(wù)由傳統手工、紙質(zhì)方式向智能、電子方式轉變已成為大多數金融企業(yè)的共識，但謹慎、安全的慣性思維也導致了許多金融企業(yè)招標采購業(yè)務(wù)在轉型中出現步子不快，深度不夠，廣度不全等問(wèn)題?！?/p>
一場(chǎng)突如其來(lái)的疫情，導致一些金融企業(yè)出現”雖有電子采購平臺，但招標采購業(yè)務(wù)仍難正常開(kāi)展”的尷尬境地，使金融企業(yè)清晰的認識到加快招采平臺全流程、全方位電子化的必要性和緊迫性。
信源信息，專(zhuān)注電采領(lǐng)域15年，11年金融行業(yè)電子化采購軟件開(kāi)發(fā)經(jīng)驗，合作金融客戶(hù)30多個(gè)，今天我們一起探討“金融e采”金融采購系統的“四用四替”之“用電子代替紙質(zhì)”，助力金融招采轉方式、提效率、戰疫情。
1．招標文件變電子，模板生成錯誤少
傳統招標文件編制，招采經(jīng)辦人使用office等辦公軟件進(jìn)行編制，不僅要關(guān)注招標采購過(guò)程，還要進(jìn)行調整文件格式等工作，文件審核也較為繁瑣，還很容易出錯。
一些有經(jīng)驗的經(jīng)辦人會(huì )積累自己的招標文件模板，但無(wú)法實(shí)現“經(jīng)驗”的共享。招標文件電子化、模板化就很好的解決這一問(wèn)題，集中采購部門(mén)統一定制各類(lèi)項目的招標文件模板，模板根據項目運行實(shí)際情況進(jìn)行調整或者新增模板?！?/p>
招標文件模板通過(guò)“挖空”的形式，使招標經(jīng)辦人關(guān)注“符合性檢查項”、“評分標準”等個(gè)性化內容，減少對通用內容的關(guān)注，提高了工作效率的同時(shí)也減少了內控風(fēng)險?！?/p>
為了后期的審查和調用，招標文件一般要完整存檔15年。隨著(zhù)項目的積累，人員的變動(dòng)，這些紙質(zhì)文件將面臨嚴峻的儲存和保管問(wèn)題，需要有專(zhuān)門(mén)的保管辦法防止意外受損。而電子版文件存在服務(wù)器上，只占用硬盤(pán)空間，且服務(wù)器內容會(huì )進(jìn)行備份，更符合企業(yè)的利益需求。
2．質(zhì)疑澄清變電子，實(shí)時(shí)反饋效率高
供應商收到項目采購邀請下載招標文件后，可在規定時(shí)間內在線(xiàn)填寫(xiě)提交質(zhì)疑信息，平臺即時(shí)提醒項目經(jīng)辦人員查看項目質(zhì)疑信息，項目經(jīng)辦人員可實(shí)時(shí)在線(xiàn)單獨答復或公開(kāi)回復，對質(zhì)疑信息進(jìn)行澄清，相比線(xiàn)下紙質(zhì)質(zhì)疑及澄清，提高了質(zhì)疑澄清工作的效率?！?/p>
3．投標文件變電子化，不漏項，降低廢標風(fēng)險
投標人在家即可編輯投標文件?；陔x線(xiàn)投標客戶(hù)端，投標人只需一臺電腦，無(wú)需聯(lián)網(wǎng)即可做標書(shū)，離線(xiàn)環(huán)境既安全又方便?！?/p>
在投標過(guò)程中根據招標人設置好的模板進(jìn)行內容填充，每一項都有參考模板，每一項內容的輸入都有校驗，有效避免因實(shí)質(zhì)性響應文件缺失而造成的廢標遺憾。制作完成的投標文件通過(guò)一鍵生成并證書(shū)加密，切實(shí)保護了文檔的安全?！?/p>
4．評標報告依據評審情況自動(dòng)生成，準確無(wú)誤
系統按不同的采購方式設置評標報告模版，評委在線(xiàn)評審結束后，系統按評審結果自動(dòng)生成評標報告內容，省去了評委大量的基礎工作，提高了評審效率?！?/p>
尤其是一個(gè)項目有多個(gè)分包、多個(gè)評審小組的情況下，系統可按評審組分別生成相應的評標報告，無(wú)需評委再翻閱標書(shū)去核對項目分包信息、投標人名稱(chēng)、報價(jià)、以及未通過(guò)符合性審查的投標人等內容?！?/p>
5．現金支付變電子支付實(shí)時(shí)到賬，對賬更快捷
疫情期間，供應商可以通過(guò)電子支付實(shí)現標書(shū)費、投標保證金、中標服務(wù)費等采購類(lèi)的財務(wù)付款。這樣既減少了使用現金到柜臺排隊轉賬的麻煩，也無(wú)需給招標單位遞送銀行匯款憑證，既提高了響應效率，也減少了外出感染的風(fēng)險?！?/p>
招標單位不用收取銀行匯款憑證，減少了面對面接觸的風(fēng)險。通過(guò)電子支付實(shí)時(shí)到賬，可以實(shí)現財務(wù)數據和采購數據的聯(lián)通，系統自動(dòng)對賬，減少工作失誤的風(fēng)險，提高財務(wù)和采購的工作效率。
6．紙質(zhì)保函變電子保函辦理更方便
相比傳統的紙質(zhì)保函，電子保函與接口直接對接，具有辦理便捷、方便查驗真偽、全程電子留痕等優(yōu)點(diǎn)?！?/p>
投標標人在線(xiàn)提交申請，采購系統自動(dòng)跳轉保函平臺，投標人在保函平臺中辦理保函后，可下載獲取文件。項目經(jīng)辦人通過(guò)平臺獲取經(jīng)辦項目的投標保證金交納情況時(shí)，自動(dòng)包含電子保函相關(guān)數據?！?/p>
專(zhuān)家在項目評標評審階段，可以查看項目投標人的投標保證金交納及電子保函辦理的情況?！?/p>
項目結束后，項目經(jīng)理發(fā)送退款指令，快速解凍?！?/p>
7．供應商資質(zhì)證件審核信息驗證更準確
信源集中采購系統與當前主流工商數據平臺天眼查、企查查數據對接。系統在線(xiàn)提供企業(yè)基本信息、經(jīng)營(yíng)情況、風(fēng)險信息、資質(zhì)證明、財務(wù)情況等全面數據信息，用戶(hù)直觀(guān)識別核對供應商注冊信息與全面信息的差異，便于用戶(hù)有效審定供應商；渠道驗證、及時(shí)發(fā)現風(fēng)險、規避風(fēng)險，提升供應商管理水平，為采購工作提供更好服務(wù)保障。
以上功能已在信源多個(gè)金融行業(yè)客戶(hù)中局部或全部應用，成熟穩定，效果明顯，得到了應用客戶(hù)的好評，歡迎新老客戶(hù)聯(lián)系試用?！?/p>
“金融e采”金融采購系統的“四用四替”之"用電子代替紙質(zhì)"，闡釋了金融集中采購平臺如何將采購人從繁瑣、低效的工作中解脫出來(lái)，讓招采工作更高效、準確、智能。
