降低不確定性是供應鏈管理的本質(zhì)要求。對采購人員來(lái)說(shuō)，不確定性來(lái)自需求和供應兩個(gè)方面。需求方面，當供應規格越不清晰不確定時(shí)，采購就越難；供應方面，當供應商越不確定時(shí)，采購就越難。前者的“難”，就屬于采購管理的職能之一：采購需求管理。
什么是采購需求管理？
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，采購需求管理是以用戶(hù)的需求為出發(fā)點(diǎn)，集中精力來(lái)規劃（評估）需求和滿(mǎn)足（管理）需求的采購活動(dòng)。在需求形成階段，采購人員通過(guò)標準化體系，保證需求的準確描述，可以減少不必要或不適配的需求，實(shí)現降低成本。
"3W2H"是一種簡(jiǎn)單的項目管理方法，用于規劃和描述項目的過(guò)程。在采購需求管理中，3W2H可以用來(lái)清晰地管理，即采購需求管理要分析“采購什么”(what)、“什么時(shí)候要”(when)、“什么時(shí)候采購”(when)、“采購多少”(how many)和“如何采購”(how)，五個(gè)問(wèn)題。
規劃（評估）需求
1、采購什么？
1）確定采購需求的必要性。
首先要知道采購的原因和目標。然后確認需求的合理性，確定該不該買(mǎi)，符不符合公司的政策。比如信源招采平臺會(huì )根據企業(yè)的流程和制度，對采購申請進(jìn)行部門(mén)審批或多方（跨部門(mén)、集團跨單位）會(huì )審，來(lái)確認采購的必要性，同時(shí)支持審批流靈活自定義，支持pc端、移動(dòng)端審批，提升審批效率。
2）分析并描述清楚采購需求。
采購人員接到的采購申請，“采購什么”大多數時(shí)候描述得不夠清楚。
怎么樣把需求描述清楚并且規范呢？借助工具可以事半功倍。比如信源招采平臺中對采購申請單做了標準統一的規范，詳細描述所需采購的工程、貨物和服務(wù)。對于工程，一般采用工程量清單，如分部分項工程量清單需要說(shuō)明工程項目名稱(chēng)、項目編碼、項目特征、工程量、計量單位、計價(jià)規則、費用等信息；對于貨物，需要說(shuō)明貨物的名稱(chēng)、規格、型號、數量、顏色等信息；對于服務(wù)，需要說(shuō)明服務(wù)的范圍、時(shí)間、標準等信息。
2、采購多少？
一般情況下是物資需要多少采購多少，但實(shí)際上，并不是想要多少就能買(mǎi)到的。首先要關(guān)注供應商的可供供貨量，以及最小訂貨量、經(jīng)濟訂貨批量。
還要關(guān)注庫存還有多少。在信源招采平臺中，智能配置平衡利庫規則，若采購申請的目錄下有物資庫存，系統將自動(dòng)提醒，實(shí)現“先利庫、后采購”；平臺智能配置安全庫存量規則，庫存量達到最低庫存量，系統將自動(dòng)提醒，降低物資短缺成本。
3、什么時(shí)候要？
采購申請的物資需要的時(shí)間，需要考慮：采購的緊急程度、采購審批流程時(shí)間、物流時(shí)間、季節或周期性時(shí)間，以及供應商的產(chǎn)能、交貨周期等因素。
這涉及到對供應商交貨周期的管理、供應商質(zhì)量的控制，還有供應商風(fēng)險防范等。
滿(mǎn)足（管理）需求
1、什么時(shí)候采購？
在確保交貨期的前提下，選擇什么時(shí)候采購，其實(shí)也很重要。畢竟市場(chǎng)是波動(dòng)的，某些產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格會(huì )隨著(zhù)市場(chǎng)供求關(guān)系而波動(dòng)，如果可以在需求高峰期之前進(jìn)行購買(mǎi)，避免供應短缺和價(jià)格上漲，可以顯著(zhù)降低成本，特別是大宗商品交易更是如此。
人為預測物資價(jià)格行業(yè)難度較大，可利用大數據技術(shù)來(lái)分析，在信源信息招采系統中有“物資價(jià)格智能預測”功能，通過(guò)對物資的歷史價(jià)格統計，分析出物資價(jià)格的發(fā)展趨勢，同時(shí)可反向驗證預算的合理性。
2、如何采購？
一是組織采購模式，是內部供應還是外部采購；是集中采購還是分散采購；是公開(kāi)采購還是非公開(kāi)采購；是框架協(xié)議還是一般合同？例如在信源信息招采平臺中，智能識別框架協(xié)議物資以及根據采購金額，可自動(dòng)判斷采購組織模式，提高采購效率。
二是選擇采購方式，是公開(kāi)招標還是邀請招標；是詢(xún)價(jià)采購還是比選采購；是競爭性談判還是競爭性磋商；是單源直采還是多源直采？在鄭州信源招標采購平臺中，涵蓋以上多種采購方式，實(shí)現全流程電子化、數字化、智能化管理。
不同的采購模式和采購方式會(huì )有不同的采購成本，因此采購人員需要根據法律法規、企業(yè)自身的需求和目標選擇合適的采購模式和方式。
采購需求管理是采購開(kāi)始的重要環(huán)節，如果采購人員能夠做好采購需求管理、運用好數智招采平臺，將有助于提高采購效率和效益，降低成本和風(fēng)險，并保障采購質(zhì)量。
