隨著(zhù)現代市場(chǎng)的發(fā)展，企業(yè)規模的不斷擴大，分支機構眾多，用印管理在異地使用、簽字時(shí)帶來(lái)了不便。在招標采購領(lǐng)域中，用印的智慧化管理模式已逐漸成為企業(yè)縮短信息傳遞時(shí)間、提高采購工作效率、實(shí)現降本增效的重要手段之一。
經(jīng)過(guò)技術(shù)的革新，用印的管理模式也發(fā)生了三大階段的改變：
第一階段——人工用印管理：從審批到蓋章全程采用人工紙質(zhì)的傳遞方式，效率較低。
第二階段——半電子用印管理：線(xiàn)上審批、線(xiàn)下人工蓋章，未形成閉環(huán)管理。
第三階段——智能用印管理：線(xiàn)上審批后，可通過(guò)連接用印系統進(jìn)行全流程線(xiàn)上智能用印。也可以通過(guò)智能校驗蓋實(shí)體章或全流程線(xiàn)上蓋電子章，實(shí)現申請、審批、蓋章，并可追溯的閉環(huán)管理。
傳統用印痛點(diǎn)
●印章使用風(fēng)險高
線(xiàn)上申請和線(xiàn)下蓋章難以實(shí)現閉環(huán)管理，線(xiàn)上申請A文件，實(shí)際用印為B文件、替換頁(yè)，這些行為造成的違規用印較難管控。
●蓋章過(guò)程追溯難
用印申請和實(shí)際用印過(guò)程脫節，無(wú)法實(shí)現全程記錄備案，出現問(wèn)題無(wú)法有效明確責任人，法務(wù)難以追溯。
●蓋章需要專(zhuān)人值守
傳統的蓋章需要有專(zhuān)人值守。當印章管理人因出差、請假等原因不在崗位時(shí)，就無(wú)法及時(shí)進(jìn)行蓋章。
智能用印
在信源招標采購平臺中，智能用印主要用于招標文件、采購公告/公示、合同簽訂等過(guò)程中，采用數字化技術(shù)實(shí)現印章管理的方法。該功能主要包括用印申請、用印審批、用印蓋章等功能。
1、用印申請
●用印申請中可以按照項目申請，也可以按照非項目申請；
●不同類(lèi)型（公章、法人章等）和不同形式（實(shí)體章、電子章）的印章可同時(shí)選擇使用；
●需蓋章文件可以同時(shí)申請，方便后續蓋章時(shí)保證文件一致，系統留痕。
2、用印審批
?審批流程支持按業(yè)務(wù)靈活定義，業(yè)務(wù)人員“拖拉拽”就能完成流程業(yè)務(wù)設計（智能審批流介紹可查看這里）；
?用印支持多層級審批；
?審批完成后，若蓋實(shí)體印章，系統自動(dòng)發(fā)送蓋章授權碼；
?若蓋電子印章，系統自動(dòng)流轉至電子印章管理人。
3、用印蓋章
?蓋實(shí)體章
1）審批完成后，申請人憑蓋章授權碼，取章、用章；
2）蓋章過(guò)程印控臺對蓋章申請文件進(jìn)行核對校驗和實(shí)時(shí)監控，保證審批文件的一致性，防范違規用印。
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?蓋電子章
1）審批完成后，由電子章管理人使用“在線(xiàn)簽章助手”中的“一鍵簽章”功能，使用媒介介質(zhì)或移動(dòng)簽章，蓋入電子章；
2）蓋章后的文件通過(guò)系統回傳至申請人。
智能用印的價(jià)值
1、降低人力成本
智能用印后，減輕印章管理人員的大量工作，解放人力成本。
2、增加安全性
用印的使用更加安全，降低違規用印的風(fēng)險。
3、提高用印效率
快速申請使用，支持PC、手機等多端使用，提高用印效率。
4、實(shí)現用印全過(guò)程管控
實(shí)現事前可控制、事中可監控、事后可追溯的用印全過(guò)程管理。
信源信息助力招采領(lǐng)域
目前，根據客戶(hù)的實(shí)際需求，用印管理已在多個(gè)大型企業(yè)、金融行業(yè)的項目中進(jìn)行智配使用，實(shí)現用印的管理提升。
未來(lái)，信源信息將持續致力于推動(dòng)數智化招采的發(fā)展，運用人工智能、大數據、物聯(lián)網(wǎng)、區塊鏈等技術(shù)，幫助企業(yè)實(shí)現招采過(guò)程的數字化、智能化，賦能降本、增效、提質(zhì)。
